Toplantıya ilgili kamu kurumlarının temsilcileri katılırken, organizasyonun sağlıklı ve güvenli bir şekilde yürütülmesi için görev ve sorumluluklar belirlendi. Aladağlar’ın doğal güzellikleri eşliğinde yapılacak olan uluslararası nitelikteki yarış için koordinasyonun önemine vurgu yapıldı.
Toplantıda ayrıca lojistik destek, güvenlik, sağlık hizmetleri ve gönüllü organizasyonları gibi konular masaya yatırıldı. Vali Çelik, Niğde'nin tanıtımına katkı sunan bu tür etkinliklerin başarıyla gerçekleştirilmesi için tüm kurumlara iş birliği çağrısında bulundu.